La location évite d’immobiliser de la trésorerie et confie l’entretien au prestataire. Reste à comparer les formules et à lire les clauses d’engagement. Cette page vous y aide, en complément de notre guide complet sur la machine à café en entreprise.
Tarifs
Prix de la location d’une machine à café
| Formule | Prix indicatif | À noter |
|---|---|---|
| Machine seule | 50 à 200 EUR HT / mois | Café et consommables en sus |
| Avec café inclus | 100 à 300 EUR HT / mois | Café fourni, entretien souvent inclus |
| Service tout compris | 150 à 500 EUR HT / mois | Machine, café, consommables, maintenance |
| Dépôt gratuit | Loyer nul | Dès ~40 salariés / 60 boissons par jour |
Le prix dépend du type de machine (à grains, à dosettes), de sa capacité et du volume de cafés attendu. À cela s’ajoute le coût du café (0,10 à 0,20 EUR la tasse en grains, 0,28 à 0,43 EUR en dosettes). Le comparatif complet des deux formats est sur notre page café en grains ou en dosettes.
Inclus
Ce qui est compris dans la location
- La mise à disposition de la machine et son installation.
- La maintenance préventive et le détartrage.
- Le dépannage en cas de panne.
- Selon la formule : le café, les consommables (gobelets, sucre, lait) et parfois la formation des équipes.
Contrat
Engagement et durée
Les contrats de location de machine à café s’étalent généralement sur 24 à 60 mois, avec un loyer dégressif sur les durées longues. Comme pour la fontaine à eau, surveillez le préavis de résiliation et les conditions de fin de contrat. Comparer plusieurs offres permet de repérer les engagements les plus souples et les périmètres les plus complets. La location de machine à café en courte durée existe également, pour un événement, un chantier ou des locaux temporaires : elle se facture à la semaine ou au mois, sans engagement, à un tarif proportionnellement plus élevé. Louer n’est pas la seule voie : l’achat et le dépôt gratuit changent complètement le calcul, et les trois modes sont comparés chiffres en main sur la page machine à café pour entreprise.
Dimensionnement
La capacité de machine, premier chiffre du loyer
Le loyer dépend d’abord de la capacité de la machine, et c’est le premier chiffre qu’un prestataire vous demandera. Il se déduit de votre effectif : on compte en moyenne 1,6 tasse par salarié et par jour en entreprise, avec deux pointes, le matin et après le déjeuner. Le dimensionnement retenu sur le marché prend une marge et vise environ deux tasses par personne, précisément pour absorber ces pointes sans file d’attente.
| Effectif | Capacité à viser | À noter |
|---|---|---|
| Moins de 25 salariés | 40 à 100 tasses / jour | Machine compacte, réservoir suffisant |
| 25 à 50 salariés | 100 à 150 tasses / jour | Deux bacs à grains utiles pour varier |
| 50 à 100 salariés | 150 à 200 tasses / jour | Raccordement à l’eau recommandé |
| Plus de 100 salariés | 200 à 300 tasses / jour | Plusieurs machines réparties plutôt qu’une seule |
Au-delà d’une centaine de personnes, la bonne réponse n’est pas la machine la plus puissante mais la répartition : deux appareils sur deux étages servent mieux qu’un seul gros appareil devant lequel tout le monde attend au même moment.
Réservoir ou raccordement à l’eau
En dessous d’une cinquantaine de salariés, un réservoir de 4 à 5 litres fait l’affaire : quelqu’un le remplit une à deux fois par jour. Au-delà, le remplissage devient une corvée quotidienne que personne n’assume, et le raccordement direct à l’arrivée d’eau s’impose. Ce point change l’installation et parfois le devis, donc signalez la présence ou non d’une arrivée d’eau près de l’emplacement envisagé.
Gratuit ou payant
Café offert ou payant : monnayeur et encaissement
La question se tranche avant de choisir la machine, parce qu’elle détermine le matériel. Un appareil destiné à encaisser embarque un monnayeur ou un lecteur sans contact, équipement qui majore le loyer par rapport à un modèle en libre accès.
La plupart des entreprises offrent le café. Sur la base de 1,6 tasse par jour et d’un coût de 0,10 à 0,20 EUR la tasse en grains, le poste reste modeste rapporté à l’effectif, et le facturer coûte souvent plus cher en gestion qu’il ne rapporte. Faire payer se justifie dans deux cas : une machine accessible à des visiteurs ou à des prestataires extérieurs, et un volume qui dérape sans lien avec l’effectif réel.
Ce choix a une conséquence directe sur la formule proposée. Le dépôt gratuit repose sur la rémunération du prestataire par les consommations : il suppose donc un volume suffisant et régulier. Le mécanisme est détaillé sur notre page dépôt gratuit.
Maintenance
Entretien : ce que coûte la maintenance hors formule
Les formules d’entrée de gamme n’incluent pas toujours la maintenance. Souscrit à part, un contrat d’entretien de machine à café professionnelle se situe entre 150 et 600 EUR par an selon le modèle et la fréquence des passages.
Un contrat couvre le détartrage, le remplacement des pièces d’usure (joints, filtres, groupe d’infusion) et le dépannage sous délai convenu. Il ne couvre presque jamais le nettoyage quotidien, qui reste à la charge de l’entreprise : sur une machine à grains, c’est pourtant lui qui décide de la qualité en tasse et de la durée de vie de l’appareil.
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Questions fréquentes
Vos questions sur la location d’une machine à café
Quelle capacité de machine pour 50 salariés ?
Visez 150 à 200 tasses par jour, sur une machine raccordée à l’arrivée d’eau plutôt qu’à réservoir, le remplissage devenant contraignant à cet effectif. Au-delà de 100 salariés, deux machines réparties valent mieux qu’une seule à gros débit.
Peut-on faire payer le café aux salariés ?
Oui, avec un monnayeur ou un lecteur sans contact, qui majorent le loyer. La plupart des entreprises préfèrent offrir le café : le facturer coûte souvent plus en gestion qu’il ne rapporte, sauf si la machine est accessible à des visiteurs.
Combien coûte la location d’une machine à café professionnelle ?
De 50 à 200 EUR HT/mois pour la machine seule, 100 à 300 EUR avec le café inclus, et 150 à 500 EUR en service tout compris. Le dépôt gratuit supprime le loyer au-delà d’une quarantaine de salariés.
Qu’est-ce qui est inclus dans la location d’une machine à café ?
La machine, l’installation, la maintenance et le dépannage. Le café et les consommables sont inclus dans les formules complètes, en sus dans les offres d’entrée de gamme.
Quelle est la durée d’engagement d’une location de machine à café ?
De 24 à 60 mois selon le contrat, avec un tarif dégressif. Vérifiez le préavis de résiliation et les conditions de fin de contrat.
Location ou achat de machine à café : le plus économique ?
La location lisse le coût et inclut l’entretien ; l’achat revient moins cher sur la durée mais impose de gérer la maintenance. Le choix dépend de votre horizon et de votre volume.
Peut-on louer une machine à café à grains ?
Oui. La machine à grains offre le meilleur coût par tasse et une qualité supérieure ; elle demande un entretien régulier, généralement assuré par le prestataire en location.
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